- 職場環境の業務効率を向上させる方法
お疲れ様です。クラークです。
あなたは仕事で残業してないでしょうか。
もし残業が多いのであれば、業務効率を向上させたほうがいいかもしれません。
私も仕事に従事するにあたって、業務効率を向上させることは意識しています。
今回は業務効率を向上させる方法を紹介をさせてください。
業務を効率化させて、仕事と私生活の両方を充実させていきましょう。
業務効率を向上させる方法
さっそく、業務効率を向上させる方法を紹介していきましょう。
私が紹介する業務効率を向上させる方法は下記になります。
業務効率を向上させる方法としては、マニュアルを作成することやデスクを整理することが大切です。
では、各項目について詳しく紹介していきましょう。
マニュアルを作成する
業務効率化の方法としては、業務マニュアルを作成することです。
業務マニュアルを作成することで、現行の業務プロセスを詳細に分析し、無駄なステップや手順を特定します。
また、自身が異動になり、後任へ業務を引き継ぐことになった場合も、マニュアルを渡すことで引き継ぎの業務も効率化することに。
マニュアルを作成することで、業務の無駄が無いか確認ができ、引継ぎを楽にすることができます。
デスクを整理する
次の業務効率の向上させる方法としては、デスクを整理することです。
デスクが散らかった状態だと、重要書類の紛失リスクが上がったり、必要書類を探す時間がかかってきてしまいます。
デスクを整理することで、書類の紛失を防いだり、探し物をする時間を削減することに。
デスク整理をする方法については、下記の記事を作成しましたので読んでみてください。
先延ばしにしない
業務を先延ばしにしないことも、業務効率を向上する方法として挙げられます。
業務を先延ばしにすることで、どんどんと仕事が溜まってしまい、首が回らなくなることも。
例えば、メールの確認。メールを見て返信を後回しにすると、またメールを確認して返信を考えなくてはいけません。
メールを確認する作業が2回発生することにつながりますね。
先延ばしにしない方法は下記の記事にまとめてますので読んでみてください。
優先順位をつける
毎日の業務に関して、優先順位を付けることは非常に重要です。
重要なタスクを優先し、緊急度が低い業務や非重要的な作業を後回しにしましょう。
緊急度や締め切りが近い仕事を優先したほうがいいですが、緊急度が低くても重要な仕事もちゃんとしていきたいですね。
仕事を断る
振られた仕事を断ることも、業務効率を向上させることにつながります。
あなたは仕事を振られて、全て抱え込んでないでしょうか。
持っている業務がパンパンなら、振られた仕事を断る勇気も必要です。
断る方法について、下記の記事にまとめましたので、読んでみてください。
スキルの向上
業務に関係があるスキルを向上させることで、業務効率の向上につながります。
例としては、パソコンのスキル。
ほとんどの仕事は、パソコン業務があると思います。
パソコンのスキルを向上させることで、パソコン仕事を早く終わらせることが可能です。
パソコン仕事の業務効率化について、下記の記事を書きました。
早出で勤務する
業務効率を向上させる方法として、早出勤務をすることも有効な方法です。
早出勤務をすることで、業務の電話が来ないし、同僚から話かけられることがなくなり、業務効率を向上につながります。
早出で勤務をすることは他にもメリットがありますので、下記の記事を読んでみてください。
わからないことを聞く
わからないことが出たら、積極的に同僚や上司に聞くこともおすすめします。
もちろん、同僚や上司に聞く前に、マニュアルや過去の資料などを確認することは大切です。
それらの資料を確認してわからないのであれば、抱え込まずに同僚や上司に聞く方が早く仕事を終えることができます。
しかし、同じ内容の質問を何度もしないようにしましょう。
１度や２度聞いた内容は、ちゃんと覚えて業務ができるようにしたいですね。
体調を整える
体調を整えることは、業務効率の向上において重要な要素です。
体調が悪い状態では、業務効率が低下することにつながります。
睡眠・食事・運動には心がけて、体調管理には気を遣いましょう。
私も30代過ぎて、いろいろと体に不調が出ることがしばしば。。。
業務を無くす
最後の業務効率を向上させる方法としては、業務を無くすことがおすすめです。
業務をなくすことが、一番の業務効率化につながります。
マニュアルを作成することで、業務の無駄に気づくことにも。
また昔からの慣習で、何のためにしているかわからない業務をあるでしょう。
そういった業務を発見して業務を無くしていくことで、業務効率の向上につながります。
まとめ
今回は業務効率を向上させる方法を紹介させていただきました。
私が紹介した業務を向上させる方法は下記になります。
私も上記の項目を意識して、業務効率の向上を目指しています。
みなさんも業務効率を向上させて、私生活も充実させていきましょう。
今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。
