- パソコン仕事の効率化について
- パソコン仕事の効率の上げ方
どうも!クラークです!
あなたは仕事とプライベートを両立できていますか。
日々の業務量が多く、忙殺されていませんか?
仕事を効率化して、私生活と仕事が両立できれば豊かな人生になると考えています。
今回は業務の中でも多いであろう、パソコン仕事の業務効率化について紹介していきましょう。
私の月の残業時間は平均25時間程度です。
ビルメンテナンスの仕事柄、緊急対応があったりするので、避けられない残業もあったりします。
この記事を読んでいただいて、仕事の効率化に役立ていただけたら嬉しいです。
では、各項目について紹介していきましょう!
パソコン仕事の効率化の方法を紹介
![](https://simple-life-clark.com/wp/wp-content/uploads/2020/11/lukas-blazek-UAvYasdkzq8-unsplash.jpg)
これからパソコン仕事の効率化の方法を紹介していきます。
私が紹介するパソコン仕事の効率化は下記になります。
仕事の内容によっては、使えない時短術もあるかと思います。
自分の仕事に合わせて時短術を活用いただければ幸いです。
では、いきましょう!
やることをメモしておく
![パソコン仕事効率化](https://simple-life-clark.com/wp/wp-content/uploads/2023/11/man-593333_640.jpg)
パソコン業務の効率化として、やることをメモしておくことがおすすめです。
やることをまとめておくことで、「今日のやるべき仕事はなんだっけ?」と思い出す時間を削減できます。
パソコン仕事中に「次は何をするんだっけ」と忘れることは意外とあるんですよね。。。
やることをメモしておけば、メモを見ればすぐ次のパソコン仕事に移ることが可能です。
私は電子メモパットに次やることをメモしております。記事を書いたので読んでみてください。
ショートカットキーを多用
ショートカットキーを多用することも、パソコン仕事の効率化をすることができます。
パソコン仕事の効率化において、ショートカットキーは重要です。
マウスを使って操作するより、ショートカットキーを使った方が圧倒的に早い場合が多い。
いろいろショートカットを覚えることで、パソコン仕事の効率化につながります。
私は下記の書籍で勉強しました。
ショートカットだけでなく、その他のパソコンの効率化の方法も記載されています。
ぜひ、買ってみてください。
デスクトップを整理する
![パソコン仕事 効率化](https://simple-life-clark.com/wp/wp-content/uploads/2023/11/oinam-fGkBx7hX9Ms-unsplash.jpg)
パソコン仕事の効率化としては、デスクトップを整理することが挙げられます。
デスクトップにたくさんデータを置いておくことで、どこに何のデータが保存されているか探すことに。
デスクトップを整理しておくことで、スムーズに必要なデータを取り出すことができ、パソコン仕事の効率化を図ることができます。
デスクトップを整理する方法について、下記の記事を書きましたので読んでみてください。
デュアルディスプレイを使用する
デュアルディスプレイを使用することも、パソコン仕事の効率化を図ることが可能です。
片方の画面でPDFデータを見ながら、もう片方面のExcelデータで資料を作成することも。
2画面を使うことで、表示データを切り替える必要が無くなるので、資料作成が捗ります。
本社で勤務していたときは、デュアルディスプレイがありました。
異動になり、次の職場ではディスプレイがなかったので、導入してくれとマネージャーに懇願して、導入してもらいました。。。
ディスプレイがあると無いとで、業務効率が格段に違います。
家でブログを書く時も、デュアルディスプレイを使用しています。
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マクロを使用する
![パソコン仕事 効率化](https://simple-life-clark.com/wp/wp-content/uploads/2023/11/rubaitul-azad-GauA0hiEwDk-unsplash.jpg)
マクロを使用することも、パソコン仕事の効率化において大変有効です。
マクロを使うことで、自動で資料を作成することもできます。
マクロを取得するのは、ハードルは少し高いかもしれませんが、少し勉強すれば簡単なマクロはできるように。
私も本当に簡単なマクロなら、ネットで調べながら作成できると思います。
テンプレートを作成しておく
テンプレートのデータを使うことも、パソコン仕事を効率化する良い方法です。
業務で似たようなデータありますよね。原本としてデータを保存しておくことで、コピーして何回も使用することができますね。
私も不具合報告書を作るのに、テンプレートを使用してました。
1から作成すると時間がかかるので、テンプレートのデータをコピーして報告書を作成してました。
またメールでも定型文を作っておき、ショートカットでメールを作れるように工夫をしています。
メールで返信用のテンプレートを作っておくことで、メールの作成時間を減らすことも。
テンプレートを作ってパソコン仕事を効率化していきましょう。
ChatGPTを使用する
![パソコン仕事効率化](https://simple-life-clark.com/wp/wp-content/uploads/2023/11/jonathan-kemper-N8AYH8R2rWQ-unsplash.jpg)
ChatGPTを使用するのも、パソコン仕事を効率化する方法の一つです。
現会社ではChatGPTが導入されておらず、業務に利用できなかったのですが、試しに『協力会社に見積もりの減額を依頼する』文面を書いてもらいました。
多少、文面に違和感はあったものの、手直しすれば十分にメールを送れますね。
次の会社では、ChatGPTが使えることを祈っています。。。
辞書登録する
パソコン仕事の効率化する方法として、辞書登録することが挙げれます。
あなたはパソコンで辞書登録をしていますか。
自分のメールアドレスを一から打ち込んでいないでしょうか。
辞書登録をしておけば、メールアドレスや住所を少し打ち込むだけで記入できます。
例えば、辞書登録することで「め」と打ち込むと、メールアドレスが出てきます。
辞書登録のやり方はGoogleで検索すると出てくるので、知らない方は検索してみてください。
メールを見る時間を決める
![パソコン仕事 効率化](https://simple-life-clark.com/wp/wp-content/uploads/2023/11/hands-545394_640.jpg)
パソコン仕事の効率化として、メールを見る時間を決めることが挙げれます。
メールがきたときに対応していると、自分の業務がストップしてしまい、効率が落ちてしまします。
メールを見る時間を決めて、いっぺんに返信してしまいましょう。
メールは一度見たら、可能な限り返信することをおすすめします。
メールを確認して、返信を後回しにすると再度確認する手間が発生することに。
私は3の倍数の時間ごとに確認するようにしています。
(業務中は9時・12時・15時・18時)
まとめ
今回はパソコン仕事の効率化する方法を紹介していきました。
紹介させていただいたパソコン仕事を効率化は下記になります。
パソコン仕事の効率化方法を活用いただいて、私生活の時間を確保いただければ嬉しいです。
効率化を追い求めるあまり、仕事の質を落とさないようにしてくださいね!
終わりです!