- ペーパーレス化のメリット
- ペーパーレス化の導入方法
お疲れ様です。クラークです。
近年、SDGsの影響により、さまざまな企業でペーパーレス化が推進されています。
あなたは仕事中において、机の上は紙でいっぱいになっていませんか？
ペーパーレス化を進めることで、業務効率や費用削減において、メリットが多いと感じております。
今回はペーパーレス化のメリットや導入方法について紹介していきますね。
今回は導入方法については、個人の範囲で導入できるものを紹介させていただきます。
システムの導入は個人でできる範囲を超えている部分がありますから。
自分自身で少しずつペーパーレス化を進めていきましょう！
ペーパーレス化のメリット
早速ペーパーレスのメリットについて、紹介させていただきます。
私が紹介するペーパーレス化のメリットは下記になりますよ。
書類の整理整頓や検索が簡単になるなどのメリットが。
詳しくペーパーレス化のメリットを紹介していきましょう。
①整理整頓になる
ペーパーレス化のメリットとしては、整理整頓になることです。
よく職場で見かけるのは、机の上に書類が溜まっており、必要な書類を探すのに時間がかかったり。
または、必要な書類を間違えて破棄もしくは紛失。
ペーパーレス化をすることで、机の上がすっきりしたり、書類の紛失防止などにつながります。
②資料の確認がどこでも可能
次のペーパーレス化のメリットとしては、資料の確認がどこでも可能になることが挙げられます。
書類を会社に保管していると、外出先で資料の確認ができません。
書類をペーパーレス化にしておくことで、スマートフォンで確認することが可能です。
外出することが多い職場であれば、ペーパーレス化するといつでも書類を確認できて便利ですね。
③資料検索が簡単
次のペーパーレス化のメリットとしては、資料検索が容易になることが挙げられます。
紙で書類を保管していると、書類を探すのに時間がかかりますよね。
わたしも報告書などの書類を探すときに、キャビネットから書類を探し出すのに少し苦労します。
書類をペーパーレスにしてデータ保管しておくことで、検索して一瞬で探し出すことができますね。
④書類整理が不要に
次に書類整理が不要になることも、ペーパーレス化のメリットとして挙げられますね。
書類をペーパーレス化にすることで、書類整理が不要になりますよ。
私も書類は極力、PDF化にしておりますが、書類整理が不要になるので大変快適です。
協力会社から受領した書類を整理するのに、時間取られていたので、業務の効率化につながっています。
⑤保管場所に困らない
最後のペーパーレス化のメリットとしては、保管場所に困らないことです。
書類が溜まると、キャビネットなどに保管するスペースがなくなってきます。
私も書類を保管し続けてると、保管場所がなくなっていき、無理矢理書類を押し込んでいました・・・。
書類を保管する、保管場所を考えるストレスがなくなることは大きいです。
ペーパーレス化の導入方法
ペーパーレス化のメリットを紹介させていただいたところで、ペーパーレス化の導入方法について紹介していきますね。
紙の種類によって、ペーパーレス化の導入方法が違いますので、分けて紹介していきます。
ペーパーレス化にする紙は下記になりますよ。
メモや名刺などは、ペーパーレス化することが容易に可能です。
詳しくペーパーレス化の導入方法について、紹介していきますね。
では、いきましょう！
①書類をペーパーレス化
まずは、ペーパーレス化する紙としては書類になります。
ペーパーレス化をする紙の代表格です。
私は下記のようにして、ペーパーレス化を進めています。
- 複合機で書類をPDF化
- 協力会社からの報告書をPDFで送付依頼
- スマホでPDF化
書類の枚数が多い場合は、複合機で一気にPDF化していきます。
複合機は大抵の職場には設置されているかとは思いますが、職場に複合機がない場合は、スキャナーでPDF化することもおすすめです。
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協力会社から報告書を受領していますが、最近はPDFにしてメールしてもらうように依頼をしています。
書類を数枚だけPDF化するなら、スマホよるスキャンがおすすめです。
解像度は複合機やスキャナーには劣りますが、文字は充分読むことはできます。
iPhoneのスキャン方法はこちら。Androidのスキャン方法はこちら。
②名刺をペーパーレス化
次にペーパーレス化する紙は名刺です。
名刺を紙保管していると、探し出すのも大変だし、保管場所も必要です。
私は会社スマホに名刺管理アプリ「Eight」をインストールしています。
こちらの名刺アプリは、無料で枚数制限なく、名刺を電子化することが可能です。
もし良ければ、インストールしてみてくださいね。
③メモをペーパーレス化
最後にメモをペーパーレス化していきましょう。
もしはメモをするときは、パソコンやスマートフォンにメモしていますね。
ちゃんと保存しておけば、メモを紛失するリスクを減らすにつながり、机にメモが散らばることもないです。
最初は慣れが必要かもしれませんが、使い続けるうちに慣れていますよ。
まとめ
今回はペーパーレスかするメリットについて紹介していきました。
最初にペーパーレス化をするメリットを紹介しましたね。
整理整頓になったり、資料確認の利便性が上がることで、業務効率化につながりますね。
次にペーパーレス化を導入方法について紹介しました。
ペーパーレス化する導入方法は下記になりますよ。
書類や名刺などのペーパーレス化をする方法としては、名刺アプリを使用したり、スキャナーを使用することが挙げられましたね。
ペーパーレス化は個人的にも実施することも可能です。
もし、紙が多くて仕事に支障がでているのであれば、ペーパーレス化を進めていきましょう。
今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
他にも整理整頓について、記事に書いておりますので読んでみてください。
